1. En quelques mots, comment pouvez-vous décrire votre fonction au sein du SPAF ?

Je suis employée administrative au sein du Service de la Gestion des Ressources Humaines (GRH).

De manière générale, dans notre service, chacun a ses propres tâches, mais nous sommes aussi et souvent amenés à travailler en équipe et à pouvoir prendre le relais d’un collègue en cas d’absence.

Premièrement, le Service RH intervient dans le recrutement du personnel. C’est un grand poste pour les quatre membres de notre équipe ! La réception des candidatures est principalement gérée par deux de mes collègues de bureau. Personnellement, j’y interviens pour la gestion des entretiens d’embauche, les comptes-rendus ainsi que les engagements. 

• Cela comprend la gestion de toutes les candidatures reçues : les trier ; les encoder dans nos tableaux ; les relayer vers la Direction s’il s’agit d’un poste autre que ceux d’Aide Familial·e, d’Accompagnatrice à domicile Alzheimer ou d’Aide Ménagère Sociale ; répondre aux candidats (que cela soit positif ou négatif). Quand nous souhaitons rencontrer les candidats, nous effectuons un screening téléphonique et, si ce dernier s’avère positif, nous fixons un rendez-vous ! Dès que l’entretien d’embauche est passé, nous faisons notre compte-rendu de tous les entretiens (avis) à la Direction, qui prend ensuite la décision ;
• Une fois que le recrutement est confirmé pour un candidat, il nous faut ensuite planifier l’engagement ; faire les encodages et préparer le dossier d’engagement ;
• De mon côté, ce qui m’est plus spécifique, c’est la participation à différents évènements extérieurs et/ou salons de l’emploi (déplacement sur place, transmission d’informations et rencontre de potentiels candidats…). Nous n’avons pas toujours de retours immédiats suite à nos participations mais comme je le souligne souvent : « Ce sont des petites graines que l’on sème, à chaque participation… » et c’est hyper important, parce que sur quelques heures, nous rencontrons parfois beaucoup de gens et, expliquer le métier à des jeunes, ça leur permet de découvrir nos métiers actuellement très peu connus du grand public ! Participer à des évènements extérieurs est donc nécessaire car cela constitue, une manière parmi d’autres, de faire connaître nos métiers !

Deuxièmement, mon rôle comprend une part très importante de la gestion administrative du personnel, dont un suivi rigoureux dans les dossiers des travailleurs, et ce, depuis leur embauche jusqu’à leur fin de carrière.

Par gestion administrative du personnel, j’entends :

• La gestion des contrats de travail et des avenants ;
• La mise à jour des dossiers du personnel (changement d’adresse, de situation familiale etc.) ;
• La gestion de différents documents administratifs (attestations diverses, papiers pour le chômage, la mutuelle ou encore l’ONEM…) ;
• Des calculs de préavis etc.

Troisièmement, le rôle de notre équipe implique également la gestion de tableaux de suivi pour diverses institutions. Cela concerne :

• D’une part, des organes internes au SPAF comme : le Conseil d’Entreprise dont le suivi est géré par mon collègue de bureau ;
• Et d’autre part, des institutions externes comme : le Maribel ou encore l’AVIQ, qui ont un impact direct sur les subventions du SPAF.

Quatrièmement, ma fonction intervient aussi et évidemment, dans la gestion de la paie de l’ensemble du personnel. Celle-ci constitue d’ailleurs une partie majeure et essentielle de notre service. La gestion des salaires implique les tâches suivantes :

• La vérification des prestations des travailleurs. Pour cela, nous nous assurons du bon scannage des prestations par les travailleurs de terrain et de l’indication correcte de leurs kilomètres parcourus, via leur smartphone professionnel. Cela nous prend énormément de temps, environ 3 jours par quinzaine ;
• Lorsque cette vérification des prestations est effectuée, nous entamons les encodages divers (frais de déplacement etc.) dans le logiciel de paie du secrétariat social PARTENA. Cela nous permet ensuite de pouvoir vérifier la fiche de paie de chaque travailleur ;
• Une fois que toutes ces vérifications sont clôturées, nous procédons finalement au paiement des salaires. Cette dernière étape est la plus rapide !

Cinquièmement, ma fonction nécessite aussi de suivre l’évolution de la législation sociale et l’application de celle-ci. Cet aspect est important car il intervient dans tout ce que nous faisons au niveau de la GRH.

Cela implique, notamment, une collaboration avec le secrétariat social et la FEDOM qui nous transmettent les nouveautés et mises à jour de législations sociales, utiles et nécessaires à notre service.

Une fois les informations réceptionnées, il nous faut pouvoir les appliquer tout en respectant leurs échéances (exemple : un changement du montant des frais de déplacement etc.)
Il est vrai que notre rôle peut engendrer une charge mentale conséquente. Celle-ci n’est pas spécifique au SPAF, mais est plutôt liée à notre fonction. Au quotidien, nous n’utilisons pas moins de 4 logiciels informatiques différents [ASAPRO, Partena, IdTech (pointage du personnel), différents fichiers Excel…]. Sans compter les calculs que nous faisons aussi parfois « à la main » et qui ne sont donc pas automatisés.

Sixièmement, ma fonction comprend aussi un rôle de conseils et d’informations par rapport aux questions que peuvent se poser les travailleurs du SPAF :

• Les congés parentaux, les pauses carrière, les pensions ;
• Une question relative à leur fiche de paie ;
• Etc.

Parfois, il s’agit juste aussi et simplement d’être à l’écoute de nos collègues… D’ailleurs, tous les jours, nous sommes interpellés pour un renseignement RH ou l’autre (sur une journée, on peut avoir 1 seul appel comme on peut en avoir 20…). Ce rôle d’informations est donc régulier, c’est certain ! Cela l’est d’autant plus lorsque les travailleurs sont de passage dans le bâtiment de Maredsous à l’occasion d’une réunion ou d’une formation…

Enfin, le Service RH implique aussi une participation à certains projets d’entreprise comme :

• Le projet Horizon 2033 ;
• Le groupe de travail sur l’absentéisme ;
• Le groupe de travail sur la digitalisation des engagements ;
• Etc.

Si je vous comprends bien, le domaine « RH » comporte, en fait, 2 parties distinctes mais complémentaires : celle du « hard RH » qui reprend des tâches plus règlementaires (utilisation des logiciels d’entreprise, législation sociale, respect des délais et échéances, gestion des paies, suivi des contrats de travail…) et celle du « soft RH » qui relève davantage de l’aspect relationnel (recruter de nouveaux collaborateurs, entrer en contact avec vos collègues et pouvoir les conseiller sur divers aspects… ) ?

Oui, tout à fait ! Et personnellement, c’est cet aspect « soft RH » qui me plaît énormément ! C’est d’ailleurs ce qui me permet d’aimer mon métier : sans cet aspect relationnel, il me manquerait quelque chose ! Très naturellement et en accord avec mes collègues de bureau, c’est donc souvent moi qui me rends dans les salons de l’emploi, même si mes tâches principales concernent bel et bien la gestion administrative du personnel ! C’est comme cela, d’ailleurs, que nous trouvons notre complémentarité et notre équilibre au sein de l’équipe.

2. Brièvement et selon vous, comment votre rôle impacte-t-il vos collègues de travail, de bureau d’une part, et de terrain d’autre part ?

Dans notre service, pour la plupart de nos tâches, nous dépendons de beaucoup d’autres collègues et/ou d’autres services. Ce n’est pas toujours évident dans le sens où cela nécessite une grande organisation et une certaine rigueur. Par exemple, le travailleur de terrain qui oublie de scanner son badge chez un bénéficiaire ou qui encode mal les kilomètres liés à ses déplacements en famille : tous ces aspects ont un impact direct sur notre travail et notre gestion du temps et ça, je crois que certain·es collègues, involontairement, n’en ont pas toujours conscience. L’absence de scannage nous obligera à « passer du temps » à vérifier qu’il y ait bien eu une prestation à domicile afin qu’in fine, la fiche de paie du travailleur soit bien correcte ! Enfin, toute erreur d’encodage pourrait in fine engendrer une erreur de facturation pour le SPAF et ensuite pour le Bénéficiaire qui la réceptionne, ce qui pourrait pour lui être cause de stress et d’incompréhension…

En fin de compte, dans notre service, excepté les Ouvriers Polyvalents et les Techniciennes de surface : nous collaborons régulièrement avec tout le monde ! Pour mieux comprendre, voici trois exemples concrets :

Pour conclure, nous savons rarement remplir une tâche de « A à Z », seuls au niveau « RH », et donc sans l’intervention de collègues de travail. C’est enrichissant et, à la fois, cela peut aussi être prenant.

3. En d’autres termes, en tant que personnel d’encadrement, vous faites partie de l’engrenage du SPAF ! En quoi les tâches propres à votre fonction permettent-elles au service de fonctionner ?

Selon moi, le plus simple pour expliquer cela est d’imager le fonctionnement du SPAF en le comparant à un être humain ! A mes yeux, les travailleurs de terrain en constituent le cœur. Tous les autres services qui gravitent autour sont comme les autres organes et parties du corps où chacun a son propre rôle à jouer ! Selon cette idée, la Direction est le cerveau, le Service Comptabilité le poumon, le Service Informatique l’estomac… Et nous, au niveau RH, je nous considère un peu comme « le liant » entre ces différentes parties du SPAF ! C’est une position enrichissante, car cela nous permet d’avoir une bonne vision globale de l’entreprise, sans pour autant bien sûr, avoir une connaissance approfondie de chaque service.

4. Quelles compétences (savoir-être/savoir-faire) vous semblent essentielles pour accomplir, au mieux, votre fonction ?

Il y en a plusieurs. Selon moi, il faut :

• être proactif (exemple : anticiper l’échéance du rapport APE (Aide à la Promotion de l’Emploi) destiné à être transmis à la Direction…)
• être « multitâches ». Pour moi, cet aspect-ci est très important !
• être rigoureux, car la moindre erreur peut avoir de lourdes conséquences.
• être résistant au stress afin de respecter toutes nos échéances !
• Avoir un bon esprit d’équipe au sein du bureau, mais pas uniquement… vu que nous sommes amenés à collaborer avec tout le monde !
• être discret et respectueux de la confidentialité émanant de la Direction et/ou des collègues de travail. Car nous sommes amenés à traiter, quotidiennement, des informations ou des données confidentielles telles que l’annonce d’une instance de divorce ou encore une saisie sur salaire…
• Pouvoir jongler avec de multiples compétences techniques (utilisation de plusieurs logiciels informatiques). Capacité de rédaction (contrats, courriers, comptes-rendus…). Bonne orthographe. Connaissance des bases et des nouveautés liées à la législation sociale.
• être bienveillant. Dans le mot RH, il y a bien le mot « humain » et c’est essentiel de ne pas l’oublier !

Finalement et personnellement, ce que j’entreprends dans ma fonction, c’est toujours dans l’objectif que les gens, que mes collègues soient satisfaits ! Et cette satisfaction implique qu’ils soient payés à temps, qu’ils aient leurs papiers à temps… Bref, qu’ils soient contents !

Au Club Med, ils ont renommé leur Service « RH – Ressources Humaines » par « Rendre Heureux »… Je trouve ça génial ! Et souvent, je garde ces 2 mots en tête dans ma manière de fonctionner !

5. Selon vous, quelle(s) est(sont) la(les) partie(s) la(les) plus gratifiante(s) de votre travail, au quotidien ?

Moi, ce que j’aime beaucoup et qui, est, à mes yeux le plus important, c’est l’aspect relationnel avec les gens, les collègues. Par exemple, j’apprécie vraiment donner, pendant une matinée entière, la formation « Informations aux futurs pensionné·es ». Nous leur expliquons ce qu’est la pension et les démarches à entreprendre à ce niveau-là. Et pour moi, c’est ça le plus gratifiant ! Parce qu’il y a déjà ce côté « humain » qui intervient dans cette tâche et que j’apprécie beaucoup, et cela nous permet d’avoir un retour direct et positif des collègues sur cette formation que nous leur donnons et qui leur apporte satisfaction.

De manière générale, ce qui me plaît, c’est donc de donner des formations/séances d’infos, le recrutement, la participation aux salons de l’emploi et/ou évènements internes (repas du personnel…). Cela me permet de mieux connaître les gens qui m’entourent !